Een verkeerd gewicht op de website. Een oud artikelnummer bij de handel. Of een bestektekst met een productcombinatie die niet meer klopt. Slechte productdata kost geld, maar hoeveel eigenlijk?
Die kosten staan zelden als aparte post in de boekhouding. Ze zitten verstopt in zoekwerk, correcties, dubbel beheer, vragen van klanten en kansen die je misloopt.
Een producteigenschap verandert. Productmanagement past deze aan, maar dezelfde wijziging moet ook naar de website, een productblad, bestektekst en misschien een datapool of handelspartner. Wordt één plek vergeten, dan begint het werk later opnieuw. Marketing ontdekt de afwijking, verkoop krijgt een vraag en techniek zoekt uit welke informatie juist is.
Het Britse Institution of Engineering and Technology (IET) becijferde dat het bijwerken van producteigenschappen vanuit één centrale bron ten minste 50% tijdsbesparing kan opleveren ten opzichte van handmatige methoden. De kosten zitten dus niet alleen in het invoeren van productdata, maar vooral in het steeds opnieuw zoeken, controleren en corrigeren ervan.
Voor een bouwfabrikant bestaat productdata uit meer dan artikelnummer, gewicht en afmeting. Ook kennis over toepassingen, prestaties, productcombinaties en verwerking heeft waarde. Dat merk je bijvoorbeeld bij bestek. Een verouderde bestektekst kan opnieuw worden gebruikt in een volgend project. Een verkeerde productcombinatie kan zo langer blijven rondzingen dan je denkt.
Hetzelfde geldt voor een website, productblad, BIM-object of digitaal productpaspoort. Het zijn verschillende manieren om dezelfde onderliggende product- en toepassingskennis beschikbaar te stellen. Hoe meer plekken je afzonderlijk beheert, hoe groter de kans op verschillen. Een interessante vraag is daarom: hoeveel plekken moet je aanpassen als morgen één producteigenschap of toepassing verandert?
Een deel van de verborgen kosten kun je eenvoudig zelf berekenen. Stel dat marketing, verkoop, productmanagement en techniek samen vijftien uur per week besteden aan het zoeken, controleren, overnemen en corrigeren van productinformatie.
Bij 46 werkweken en gemiddelde interne kosten van € 60 per uur is dat € 41.400 per jaar.
Dat is geen branchegemiddelde, maar een rekenvoorbeeld. De gemiste aanvraag, verkeerde toepassing of klant die afhaakt omdat informatie ontbreekt, zit er nog niet eens in.
Goed productdatabeheer begint daarom met weten waar de juiste informatie staat, wie verantwoordelijk is en hoe wijzigingen bij collega’s, klanten en ketenpartners terechtkomen. Met Utopis PIM beheer je productinformatie centraal en gebruik je diezelfde informatie vervolgens voor verschillende toepassingen en kanalen. Zo hoef je niet steeds fouten achteraf te herstellen, maar pak je het probleem bij de bron aan.
Weet je niet precies hoeveel tijd er binnen jouw organisatie verloren gaat aan zoeken, controleren en dubbel beheren? Dan is het interessant om eerst in kaart te brengen hoe productinformatie nu door je organisatie stroomt.
Met onze Strategische verkenning productinformatie kijken we samen naar de huidige situatie, knelpunten en ambities. Zo krijg je inzicht in waar verbetering mogelijk is en welke stappen daarbij passen. Zonder direct te beginnen bij software.
