Veel fabrikanten beheren productinformatie nog steeds in hun CMS. Dat lijkt handig, maar zorgt al snel voor dubbele invoer, fouten en verouderde informatie.
Een website is bedoeld om informatie te presenteren, niet om die te beheren. Zodra dezelfde productgegevens ook nodig zijn in brochures, bestekservices, datapools of adviseurstools, wordt een CMS een onpraktische plek voor productbeheer. Door productinformatie centraal te beheren voorkom je fouten en werk je efficiënter.
Een CMS is ontwikkeld om webpagina’s te beheren. Toch gebruiken veel fabrikanten het ook als opslagplaats voor productinformatie. Productteksten worden aangepast in de website, documenten handmatig vervangen en afbeeldingen opnieuw geüpload.
Dat werkt zolang de website het enige publicatiekanaal is. Maar zodra dezelfde informatie ook gebruikt wordt voor een bestekservice, dealerportaal, productselector of brochure ontstaat een probleem. Welke versie is nog actueel?
Steeds vaker kiezen fabrikanten daarom voor een centrale bron waarin alle productinformatie wordt beheerd. Vanuit die bron worden website, documentatie en andere toepassingen automatisch gevoed.
Productinformatie ontstaat vaak op meerdere plaatsen. Artikelgegevens staan in het ERP, technische kenmerken in Excel en commerciële teksten worden door marketing beheerd. Hierdoor raken gegevens versnipperd.
Met een PIM worden deze informatiestromen samengebracht. Het ERP levert de basisgegevens, waarna productinformatie wordt verrijkt met kenmerken, afbeeldingen, documenten, certificaten en commerciële content. Iedere wijziging hoeft daarna nog maar één keer te worden uitgevoerd.
Dat levert duidelijke voordelen op:
Wanneer productinformatie centraal wordt beheerd, verandert de rol van de website. De website wordt een presentatiekanaal dat altijd actuele gegevens toont, zonder dat medewerkers informatie opnieuw hoeven in te voeren.
Dat biedt ook ruimte voor toekomstige ontwikkelingen. Denk aan koppelingen met datapools, bestekservices, BIM-oplossingen of het Digitale Productpaspoort (DPP). Wie nu kiest voor één centrale bron, legt direct een fundament voor verdere digitalisering.
Een website is tenslotte een etalage. Het magazijn met productinformatie hoort ergens anders te staan.
